Come organizzare un anniversario aziendale

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Come organizzare un anniversario aziendale

L’anniversario aziendale è un traguardo molto importante per la storia di un brand o un’azienda, qualsiasi siano le sue dimensioni.

Simboleggia un traguardo raggiunto, riconosce che l’azienda si è evoluta ed ampliata dalle sue origini; racchiude al suo interno storia e ricordi.

E’ quindi molto importante che tutto sia organizzato alla perfezione senza tralasciare nessuna fase.

Consigli utili per il tuo anniversario aziendale

Il briefing

Sarà fondamentale stilare un vero e proprio piano d’azione, in cui segnare i punti fondamentali che andranno poi declinati e sviluppati.

Sarà anche il momento giusto per dare spazio alla tua creatività con le idee più svariate: pensare in grande non fa mai male!

  1. Il mood dell’evento
  2. Il budget
  3. La location, gli invitati, il catering
  4. Brandizzazione, comunicazione
  5. Intrattenimento, service e allestimenti

1 Mood dell’evento

Che stile vuoi dare al tuo anniversario aziendale?

Lo stile può essere formale, elegante, divertente, classico, trendy: l’importante è che sia declinato in modo omogeneo dal primo all’ultimo momento dell’evento.

Puoi creare un tema ad hoc da sviluppare: ad esempio incentrato sul numero degli anni da festeggiare e su cosa simboleggiano, sui colori aziendali, sui valori comunicati dalla tua azienda…largo spazio alla fantasia durante la fase di ideazione!

2 Il budget

La cosa migliore da fare è definire il budget a disposizione per l’intero evento. In base a questo potrai suddividere le diverse voci di spesa e decidere quanto destinare ad ogni singola voce.

I costi più consistenti saranno riservati a location e catering, ma non dimenticare tutti gli altri elementi che rendono una festa di anniversario aziendale davvero memorabile: il servizio fotografico e video, le luci, l’audio, gli allestimenti, la regia, l’allestimento, i decori floreali.

3 La location

Dopo aver deciso che impronta vorrai dare al tuo anniversario aziendale, bisogna sicuramente definire altre questioni importanti.

La location è in assoluto il primo elemento da prendere in considerazione.

Dovrà:

  • Rientrare nel budget prefissato
  • Poter contenere comodamente gli invitati
  • Prevedere tutti gli spazi adeguati ai vari momenti di festa dell’evento (area benvenuto, guardaroba, sala meeting, area aperitivo, area dinner, area dopocena/spettacolo)
  • Essere comoda da raggiungere per tutti gli invitati

Il catering

Il catering è un elemento fondamentale per la buona riuscita di un evento quindi tutto dovrà essere perfetto.

Valuta sempre differenti catering per confrontare prezzi e proposte culinarie, nonchè valutare differenti stili di presentazione dei piatti.

Cena a buffet o cena seduta? In base al tipo di evento converrà definire anche questo aspetto.

Potrebbe essere una buona idea organizzare un aperitivo a buffet o con camerieri a passaggio e una cena seduta con gli ospiti accomodati al tavolo.

Valuta anche eventuali intolleranze al cibo o diete particolari: i tuoi ospiti te ne saranno grati.

Gli invitati

Fai mente locale sul numero degli ospiti, su chi sono e che carica rivestono all’interno dell’azienda.

In questo modo potrai personalizzare gli inviti da inviare, considerare le numeriche per il catering , gli spostamenti verso la location e organizzare la disposizione dei tavoli.

4 Contenuti, brandizzazione, comunicazione

Ora che avrai definito i punti fondamentali, resta da definire una parte molto importante.

Creare l’immagine del tuo evento e comunicarlo.

Perché non creare un logo ad hoc per il tuo anniversario aziendale? Lo potrai usare in tutte le comunicazioni ufficiali (inviti, gadget, comunicazioni sui social, striscioni, cartelli ecc) e resterà un bel ricordo per gli anni a venire.

Tema, colori, font e stile dovranno seguire lo stesso fil rouge che caratterizza l’evento fisico. A fine serata, potrai consegnare un gadget a tutti gli ospiti.

Crea poi l’immagine coordinata del tuo evento anniversario aziendale: inviti cartacei e digitali, banner e striscioni, backdrop per fotografie, fondale per il palco, paline segnaletiche.

Tutto contribuirà a dare un’immagine professionale e perfetta al tuo evento.

 

5 Service e allestimenti

Questa è una parte tecnica su cui dovrai essere molto preciso, poiché racchiude una serie di impegni molto diversi tra loro. Ogni tipo di spettacolo ha bisogno di un’attrezzatura particolare.

Prevedi l’utilizzo di un service luci, audio e video adeguato al tipo di evento organizzato.

Palco, luci, ledwall, audio, microfoni, ma anche desk, stand, tensostrutture; ogni evento richiederà un’attrezzatura specifica.

Allestimenti floreali, sedute, tovagliato e ogni dettaglio saranno fondamentali.

Non dimenticare di contattare un fotografo e un videomaker per immortalare i momenti salienti dell’evento: saranno bellissimi ricordi da condividere!

L’intrattenimento

Non può mancare un momento di intrattenimento, che diverta e intrattenga gli ospiti. Musica, danza, giochi di prestigio: non hai che l’imbarazzo della scelta.

Band jazz di sottofondo o performer d’eccezione? Un dj set per far scatenare gli ospiti nel dopocena?

Perché non contattare un testimonial VIP che venga a parlare della sua esperienza, o un comico famoso per far divertire i tuoi invitati?

Se seguirai questi consigli, il successo è assicurato!

 

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