Come organizzare un evento online

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COME ORGANIZZARE UN EVENTO ONLINE

Ecco alcuni consigli utili per organizzare il tuo evento online

Anche gli eventi digitali, pur essendo online e ipoteticamente più semplici da definire, presentano alcuni passaggi fondamentali per essere organizzati al meglio. Ecco alcune linee guida su come rendere il tuo evento digitale un successo.

Crea il tuo piano strategico

Ogni evento, che sia di piccola o grande portata, dovrebbe essere studiato con una strategia. E’ utile partire da un obiettivo e da un concetto chiave per sviluppare un format che sia apprezzato dal proprio pubblico. Prima di iniziare ad organizzare l’evento è utile elaborare un piano strategico e soffermarsi su alcuni punti fondamentali:
– l’evento sarà live o on demand ?
– su quale canale vuoi trasmettere il tuo contenuto?
– l’evento sarà gratuito o a pagamento?
– richiederai il login all’evento?
– qual è la tua strategia di promozione sui social?

Scegli il momento giusto per il tuo evento online

E’ molto importante scegliere data ed orario giusti per il tuo evento. Prima di decidere la data, verifica che non ci siano altri eventi in parallelo che trattino della stessa tematica e possano interferire con la partecipazione al tuo evento.
Se hai un pubblico internazionale, scegli un orario adatto che accomuni il maggior numero possibile di fusi orari in modo da radunare nello stesso momento la maggior parte di pubblico.

Definisci una linea grafica

Non di minore importanza, sarà la parte grafica che darà un’immagine definita al tuo evento rendendolo personalizzato ed accattivante. Utilizza i tuoi colori aziendali, il tuo logo. Definisci una schermata di benvenuto con data e ora di inizio, titolo dell’evento ed eventuali relatori e, perchè no, anche il timer di conto alla rovescia che indicherà l’inizio dell’evento.
La soluzione migliore è quella di utilizzare una piattaforma brandizzata, che sarà interamente personalizzabile con logo e colori aziendali e aumenterà la tua brand awareness, oltre a rendere l’evento riconoscibile al tuo pubblico e più professionale.

Promuovi il tuo evento

Per ottenere un buon riscontro, dovrai promuovere il tuo evento, ipotizzando di investire anche un budget per metterlo in evidenza. La strategia migliore è promuoverlo su più canali in contemporanea: social (Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter), newsletter, blog aziendale. In questo modo avrai più possibilità di raggiungere il tuo pubblico di riferimento ed intercettare eventuali nuovi clienti o follower con le promozioni sponsorizzate, definendo una audience adeguata.
Organizza la promozione per tempo con vari post che svelino qualcosa sui contenuti del tuo evento online e invoglino l’utente alla partecipazione per scoprire di più; presenta gli speaker che interverranno e chiedi loro di promuovere l’evento sui propri profili social.

Consigli pratici per una perfetta riuscita

Dopo tutta la tua strategia di azione il giorno dell’evento si avvicina…Fai un test prima del meeting online assicurandoti che tutto funzioni correttamente: controlla connessione, microfoni e audio e predisponi la postazione dello speaker in un luogo illuminato correttamente e con uno sfondo omogeneo e privo di oggetti o arredamento che distolgano troppo l’attenzione.
Decidi come gestire i tempi dei relatori, evitando che si sovrappongano e stabilisci per ognuno di loro la durata dell’ intervento. In questo modo rispetterai il timing del tuo evento senza sforare e rischiare di perdere l’attenzione del tuo pubblico. Valuta quindi come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione per non accavallarsi o sentire rumori di sottofondo.
Il giorno prima o il giorno stesso, invia una mail reminder dell’evento ai partecipanti per ricordare loro l’appuntamento imminente.
Esercitati nel public speaking online: parlare di fronte ad un computer è diverso che parlare ad una platea! Se necessario, tieni di fianco uno schermo con il testo o una scaletta con i punti fondamentali del tuo intervento.

Organizzare un evento online non è affatto semplice come si potrebbe pensare. Come per gli eventi fisici, anche in questo caso è necessario definire un format che sia funzionale al proprio target ed una strategia di promozione che permetta di raggiungere l’audience d’interesse.

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