Perché organizzare un evento ibrido?

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Il ponte perfetto tra il fisico e il virtuale

Dopo le esperienze e gli eventi, quasi esclusivamente, virtuali a cui abbiamo preso parte negli ultimi due anni, il ritorno alla “normalità” degli eventi fisici si sta rivelando più lento e graduale di quanto ci si aspettava. Nonostante il desiderio di ripartenza e di ritorno ad una nuova normalità, le attuali normative e le legittime preoccupazioni che ci accompagnano ormai da tempo stanno ancora frenando, almeno in parte, una vera e propria ripartenza dell’organizzazione di eventi fisici. Tuttavia in questo ultimo periodo si è andato a delineare un nuovo scenario, quello degli eventi ibridi: inizialmente soluzione adottata a causa delle misure sanitarie, che poi si è presto rivelata una soluzione vincente in quanto unisce le potenzialità del mondo fisico, con quelle del mondo virtuale. Un nuovo modo di organizzare eventi, ricco di opportunità e con grandi benefici sia per gli organizzatori che per i partecipanti. Scopriamo di più.

Ma cos’è un Evento Ibrido?

Come suggerisce la parola stessa, un evento ibrido è un evento caratterizzato dalla unione di elementi tipici degli eventi fisici e con quelli degli eventi digitali.

La caratteristica peculiare, e che non deve mai mancare, di questa tipologia di eventi è che i partecipanti da remoto hanno la possibilità di beneficiare e vivere la stessa esperienza di coloro che partecipano fisicamente presenti, aumentandone la fruibilità.

 

Gli eventi ibridi: tra il fisico e il virtuale

Con l’organizzazione di un evento ibrido, o phygital, viene mantenuta intatta l’idea di un evento fisico, che però viene arricchita con nuove possibilità ed opportunità.

Gli eventi phygital rappresentano un punto di svolta nel settore dell’organizzazione di eventi poiché permettono di abbracciare una nuova visione e nuove opportunità per gli eventi consentendo di estenderne sia la fruibilità che di implementare nuove capacità per coinvolgere e intrattenere i partecipanti. Senza dimenticare però il calore e l’energia di un evento dal vivo, anzi il digitale può entrare in aiuto proprio per accentuare e risaltare questi aspetti!

 

L’engagement dei partecipanti è l’ingrediente essenziale degli eventi ibridi

Il coinvolgimento è anche ciò che distingue un evento ibrido da un semplice evento online trasmesso in streaming, poiché i partecipanti non sono solo dei meri spettatori davanti ad un monitor, ma possono interagire e partecipare attivamentetramite il proprio device, interagendo tra loro e dando feedback in tempo reale.

Gli eventi ibridi sono la soluzione perfetta per le manifestazioni e gli eventi che possono essere efficacemente tenuti sia in loco che virtualmente: convention, conferenze, ma anche kick-off delle vendite o fiere commerciali.

Senza ombra di dubbio l’odierna tecnologia gioca un ruolo fondamentale nella realizzazione e organizzazione di eventi phygital che siano attrattivi e coinvolgenti sia fisicamente, che online.

Sfruttando la tradizionale tecnologia audiovisiva con la realtà virtuale, i contenuti on-demand e i media di persona, si possono creare opportunità di comunità, appartenenza, scoperta e conversazione.

 

Gli eventi ibridi sono qui per restare

Il grande vantaggio di un evento ibrido è che ti permette di creare un’esperienza mirata per coloro che partecipano di persona, e al contempo di crearne una altrettanto coinvolgente e allettante per gli spettatori collegati online.

Essenzialmente, un evento ibrido permette di far crescere l’audience di partecipanti e di far sviluppare un interesse per la propria organizzazione. Per questi motivi dobbiamo guardare agli eventi ibridi non come una soluzione temporanea a una pandemia, ma come il futuro ricco di possibilità dell’organizzazione degli eventi.

Le principali domande da porsi sono “Come possiamo rendere questa una grande esperienza per i partecipanti remoti? Cosa li farà sentire parte dell’evento?”.

 

Eventi ibridi vs eventi classici

Sicuramente vi chiederete quali siano i vantaggi nell’organizzazione di eventi ibridi rispetto a quelli tradizionali. Ecco la nostra lista dei 8 benefici degli eventi ibridi:

  1. Nessun limite di pubblico

L’organizzazione di un evento ibrido non solo permette di raggiungere un numero di partecipanti potenzialmente infinito, ma elimina dei vincoli spazio-temporali che potrebbero essere di impedimento a una persona per poter partecipare grazie alla possibilità di partecipare virtualmente da remoto. Vengono dunque meno anche i vincoli di spazio e di capienza legati alle location, nel caso in cui l’evento fosse fruibile esclusivamente in presenza.

Questo aspetto è un fattore potenzialmente rilevante anche dal punto di vista di un’eventuale presenza di aziende sponsor, che sicuramente possono trarre vantaggi e benefici nella comunicazione a un’audience illimitata.

  1. Maggiore coinvolgimento del pubblico

Grazie alla tecnologia che caratterizza gli eventi ibridi, i partecipanti virtuali possono relazionarsi con i presentatori e gli altri partecipanti nello stesso modo in cui lo farebbero di persona. I partecipanti virtuali possono interagire condividendo e commentando i contenuti, inviando domande dal vivo ai presentatori e partecipando alle videoconferenze.

  1. Costruire comunità di partecipanti più forti

Per le persone gli eventi sono anche importanti occasioni sociali. La gente non vi partecipa solo per ascoltare qualcuno che fa una presentazione o un discorso chiave, ma anche per incontrare altri che condividono i loro interessi.

Gli eventi ibridi possono favorire il matchmaking professionale e il networking tra gruppi di partecipanti sia virtuali che di persona. Indipendentemente da come le persone scelgono di partecipare al vostro evento, la scelta delle giuste soluzioni tecnologiche incoraggia la costruzione di comunità a lungo termine. E, soprattutto, queste comunità possono essere un grande valore per l’azienda organizzatrice anche una volta finito l’evento.

  1. Accesso più facile a dati e approfondimenti

Con la tecnologia ibrida per eventi, si possono raccogliere dati e approfondimenti preziosi sia dai partecipanti in persona che da quelli da remoto, andando così a generare dei lead qualificati.

Per esempio, virtualmente è possibile andare ad analizzare i comportamenti e l’engagement dei partecipanti e inoltre tutti i partecipanti possono lasciare i loro dati, rispondere a sondaggi e lasciare un feedback. È possibile dunque andare a sviluppare survey customizzate tramite le quali ottenere dalla propria audience informazioni e contenuti di valore per l’impresa.

  1. Fruibilità dei contenuti on-demand

Un altro fattore da non sottovalutare degli eventi ibridi è che la trasmissione in streaming e la registrazione dell’evento, possono essere sfruttate per rendere disponibili i contenuti on-demand in un secondo momento.

Inoltre, questi contenuti possono essere una fonte di materiale di grande valore, utile per la creazione di ulteriori contenuti di valore, sia audio che video, declinabili, utilizzabili e condivisibili su diversi canali online.

  1. Riduzione dei costi

L’organizzazione di un evento in modalità phygital comporta una riduzione notevole dei costi, in quanto si raggiunge un pubblico molto ampio con una spesa più bassa rispetto all’organizzazione di un evento esclusivamente in presenza con la stessa quantità di audience.

La flessibilità degli eventi ibridi garantisce anche un maggiore controllo dei costi, in quanto si possono andare a toccare diverse leve per ridurre il costo totale dell’evento andando ad ammortizzare maggiormente i costi.

  1. Fornire sicurezza e tranquillità

Nonostante la pandemia Covid-19 sembra stia lentamente declinandosi, bisogna ancora prestare molta attenzione alle regole di allontanamento sociale e ad altre misure di bio-sicurezza. Alcune persone potrebbero avere ancora legittime preoccupazioni ed essere dunque più riluttanti a partecipare a un evento di persona, soprattutto se sono vulnerabili dal punto di vista medico.

Dare la possibilità di partecipare all’evento virtualmente risulta essere dunque una mossa vincente: le persone possono infatti collegarsi e partecipare attivamente all’evento da remoto senza mettere in pericolo sé stessi o gli altri. 

  1. Ridurre l’impatto ambientale

Organizzare un evento ibrido è una scelta green, che tende a ridurre l’impatto sull’ambiente. Al di là della riduzione di emissioni di CO2, dal momento che le persone che partecipano online non devono utilizzare mezzi di trasporto di alcun tipo per raggiungere l’evento, riducendo il numero di persone partecipanti in presenza, si riducono anche le risorse da utilizzare (cibo, materiali usa e getta, etc…)

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